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及时了解项目进展,应对风险与变化

作者: 时间:2019年02月19日 信息来源:

    及时了解项目进展,应对风险与变化

    监管和控制的关键在于预见性,除了监管你已经设立的流程和体系,你还需要做好应对变化的准备。虽然不能完全避免变化的发生,但你可以将它控制在合理范围内,项目范围变化不仅能让人抓狂,还可能导致项目的失败。

    而这并不仅仅是提出变更的人的问题,一方面可能是项目成立之初就没有明确项目范围,另一方面项目经理在没有考虑后续工作之前就同意更改了。由于缺少基本参照物,项目经理不能将所有的工作思考清楚,使之变成了一个对所有人开放的项目,随时可能更改。

    项目经理的管理方法有两个极端:放手不管和细致入微。有些项目经理对项目完全放手,让团队成员自行解决所有问题。我们曾见过有些项目经理有意对项目放任不管,认为这是一种“严厉的爱护”,只有完全放手才能充分锻炼团队成员的能力。这种方法完全起不到任何作用,项目经理需要对关键节点和整体进度给予一定的关注。一旦设定了清晰的预期,你需要随时观察进度以确保项目的成功。另一种极端是管理过于细致,破坏了团队成员的主动性。还有一些人两者兼顾——放手一段时间,当项目出现问题时突然冲出来救火,高效的项目经理会定期监控项目进展防止其陷入混乱。

    监管和控制贯穿项目的每一个阶段,为什么呢?因为如果我们遵从了其他项目的指导思想,就已经在警惕地对项目进行监控了,首先,在发起阶段,我们了解主要利益相关方,保持信息畅通,并以此判断项目进展;在规划阶段,我们监控风险,我们根据项目日程表,并根据时间表来监控项目范围。在执行阶段,我们使用团队责任汇报会议来监控团队的表现和投入情况来控制时间表和工作质量。

    如果我们顺利地发起、规划和执行项目,监管和控制就更容易开展了。
 

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