第一步,收集任务。对员工而言,在正式工作之前,要罗列未完成的任务、各种行动方案以及正在等待执行的任务,并进行专门记录,确保不会遗漏。
第二步,整理任务。员工必须对自己的工作任务加以区分,可行动的任务可以立即着手执行,无法在短时间内完成的可以对下一步行动进行管理;而不可行动的任务可进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾等类型。
第三步,管理任务清单。对于那些参考资料的管理或者对下一步行动的管理,一定要制定任务清单,比如通过文档管理系统来管理参考资料,而对用来记录那些委派他人去做的工作的等待清单、记录延迟处理且没有具体完成日期的未来计划的未来清单,以及记录后续工作任务及要求的行动清单则进行下一步行动管理。
第四步,回顾与检查。任何一项工作任务清单的制定都需要进行事后检查,这是为了确保工作任务的准确性与及时性。
第五步,开始行动。为了达到最佳的效果,员工在选择清单以及清单上的事项来施行之前,应该充分考虑到所处的环境、时间长度、精力情况以及重要性等因素。