奥克斯集团董事长郑坚江:“深耕”民企信息化

    郑坚江并非说说而已。

    仅今年1~10月份，在奥克斯的中高层干部中，因不会熟练操作ERP或对信息化工程推动不力而被降职的就有6人，被降薪的6人，被调离工作岗位的关键用户2人；此外，在全公司范围的信息化应用考核中，还作出了严厉的经济罚款。这仅仅是郑坚江铁腕实施信息化的一个例证。

    由于在企业信息化领域开展的一系列变革创新，郑坚江被评为年度国内“十大最具远见的信息化领导者”之一；奥克斯集团则跻身“中国信息化21家标杆企业”和“中国企业信息化500强”。

    信息化，也可以很“傻瓜”

    在奥克斯的OA系统里，公司的日常工作事务和业务资讯，被逐一细化分解为文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务报销、付款审批、共享平台等共20余大类80多个模块，设计成不同的模块后放置在OA主界面上。员工需要做的，只是点击进入，即可在相应模块中完成诸如任务分配、文件阅知、报告批复、信息报送、各类财务信息申报、邮件传递等工作。

    仅凭这一点，当然不足以被称之为“傻瓜型”；奥克斯办公自动化系统(OA)操作平台简明易学的主要秘密，源于它的两大特色——“表单式”和“提示式”。

    4年前，当郑坚江发出“减少制度文件”的呼吁时，很多员工都不会想到，这4个字今后将深刻地改变他们的工作方式。到目前，会议纪要、差旅费报销、价格审批等原本需要用大段文字说明并解释其流程、细则及注意点的众多规章制度，已全部改为表单形式出现在OA各大模块中；而相形地，其他大企业惯有的“文山”般的文件通知，在奥克斯却被尽可能地减少和压缩。

    员工们最能直接地感受到因这种变化带来的极大便捷。他们反映：“在‘制度文件化’时代，不仅写制度的人累，难以解释清楚；而且看制度的人也累，难以领会透彻；‘制度表单化’就不一样啦——直观明了，易于执行。”

    这种“提示式”的设计理念，进一步降低了员工对OA的畏难感。当他们发现这些高科技工具特别地好用，且从中体会到高效、便捷等优点后，就主动地以信息化思维去经营和管理企业。此时，推行信息化的阻力也就迎刃而解了。

    “效率专家”制造“效率工具”

    高效是信息化的精髓和终极目的，郑坚江以自己的方式表现出对效率这一概念的深刻理解。

    在奥克斯的OA中，几乎每一次设计的改良和进步，背后都体现着郑坚江倡导的“以提高效率为中心的企业风格”。很小的一个例子是，在其目前的所有模块中，最常用的是待办中心、下发文件和私有信箱；起初，它们被散布在主页的各处。对此大家都安之若素，没人觉得有什么不妥。直到有一天，信息管理部突然接到董事长的亲自指令，要求将上述3个模块的位置集中并一起移至最醒目的主页面下方。经此改良，员工们发现再使用这些常用模块时，已无须再费力地东找西寻了。这样的小细节，其作用显然不应被轻估，据信息管理部技术人员分析，(常用模块)位置没有集中之前，要在20余大类模块中找到它们还真有点费劲。以每位员工日均浪费1分钟计算，1年就寓意着有2万多天的时间被白白浪费了。

    而最能反映奥克斯惜时如金精神的，莫过于它的效率考核机制。在该企业，举凡工作任务、上级指令以及会议纪要中给责任人下达的任务，都无一例外地规定了完成时间；不独如此，下属报给上级的报告，上级也必须在规定的时间里完成批复。如若延误或提前，按一天20元的标准，由系统自动生成罚单或奖励单。

    电力产品事业部总经理崔洪艺对此的体会是，如果不及时进行网上办公，罚款事小，影响效率事大。因此，多年来他一直形成了这么一个习惯：每晚临睡前，都要打开电脑查阅一下“待办中心”，以便将当天所有的报告处理完毕。

    也因此，被外界称作“效率专家”的郑坚江，用信息化工具在他的企业内培养、造就了更多的“效率专家”。起始，这些干部和员工的高效率或许是被信息化“逼”出来的，但久而久之，也就潜移默化地转变成了个人的工作风格和共有的企业文化。

    用“工具”管人

    郑坚江一贯提倡“用工具管人”。理由是，“人管人”的传统模式“不仅管的人会很累，而且管理成本特别高”；相形之下，显然信息化管理工具就好多了，系统不仅不会像人那样有惰性和出现疲态，更重要的是，它能将奥克斯推行的“讲承诺、讲依据、讲对比”反映并体现出来。

    “讲承诺”——所有的工作任务都有承诺完成时间；“讲依据”——在处理价格审批单时，有保存在系统内的历史数据可供参考，每位员工的能力水平和绩效表现也均记录在案；“讲对比”——各公司、各部门乃至每位员工在任何一时间段内的奖罚情况、合理化建议的报送和采用情况、质量损失情况等数据，都可直观地与其他公司(部门、个人)或自身在另一时间段的记录进行比较，查找差距。

    在成本控制领域，你很难想象像奥克斯这样年营收过百亿元的大企业，去年1年的用纸量仅为1.2吨，而且大部分为对外的联系公文及标书。由于内部所有文件传递全部走OA系统，呼吁了多年的“无纸化办公”，却早已在这家浙籍民企内部得以真正实现。其信息管理部工作人员为记者算了一笔账：近4年来，奥克斯集团下发的175余万份文件，按每份平均3页、发放5个部门，每张纸的成本价0.15元来计算，仅此一项，就节约了390余万元，并因此每年减少文员的人工费支出300余万元。