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企业档案管理注意事项五、涉密档案的管理

　　大型或特大型企业的产品往往涉及到国家（企业）的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和一个企业经济发展的成败，关系到企业建设的进程。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。 
        1、涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
        2、层层提高企业档案管理人员与涉密人员的素质。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 
        3、加强涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。 
      4、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本企业工作的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。根据国家秘密事项：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。 
      5、注重档案情况变化的调整档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。
     

标题是档案文件最重要的部分吗？
      莎士比亚的剧作《罗密欧与朱丽叶》中有这样一段叙述：“姓名本来是没有意义的；我们叫做玫瑰的这一种花，要是换了名字，它的香味还是同样的芬芳。”与之不同的是，每件档案文件或每个档案文件夹的名称会在利用者查阅和使用它们时产生强烈的导向作用。当你在档案文件管理系统中发现，许多档案文件的标题和命名，都存在不同程度的缺乏准确性和指向性，或文不对题，内容与标题不一致，或使用术语和缩写时，指向不明。那么如何给档案命名这一议题的确该引起档案工作者的注意了。
      大多数机构都形成了关于如何给档案、文件合理命名的指南性标准文件。标题，在英国政府的档案文件管理工作中，属于强制性元数据字段。在大多数情况下，当我们用计算机录入文件的名字或创建一个电子邮件的主题行后，系统将自动捕获该字段并保存为文件名。当人们利用档案自动化查询系统进行关键词搜索时，标题也是搜索引擎查询到关于目标档案的最小词条。
     
      一个档案夹或一件档案的标题应让人了解此档案产生的背景和主题。好的标题可以帮助我们在查询中快速识别哪些是有价值档案，哪些可以忽略不计。更加理想的是，标题可以帮助自动分类和搜索软件程序达到我们的预期。标题可能不是档案中最有用的部分，但没有一个好标题，我们不可能在第一时间内找到所需档案。