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管理者代表 ISO专员文控的工作流程



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八、文件资料的保管：



  1．防止文件的损坏，延长寿命，维护安全；



  2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件；



  3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。



  九、文件资料借阅、利用工作：




  1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。




  2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。



  3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、可外借。外借的须办理登记手续。



  4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。




  5．借阅者应爱护资料，确保完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。




  6．外单位借阅，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。



  7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。




  8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。