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惠州ISO文控专员招聘 文控管理流程

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第三章 文件材料的管理工作

  六、文件资料材料的收集：


  1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

  2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

  3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

  七、文件资料的归档、立卷与管理：

  1．区分全宗，确定立档单位。


  2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

  2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。

  2．2
部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS
；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

  2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

  2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP


  编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。

  3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

  4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。


  5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

  6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

  7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。


  8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。


  9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

  10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料丢失。