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责任分配矩阵:明确划分角色和职责

作者: 时间:2019年01月24日 信息来源:

    责任矩阵可以简洁明确地显示出项目人员的分工情况。通过责任矩阵,项目的各项工作都能落实到具体的责任人,避免责任不清而出现的无人负责、推诿现象。项目管理者联盟

    责任矩阵是由线条、符号和简洁文字组成的图表,它不但易于制作和解读,而且能够较清楚地反映出项目各工作部门或个人之间的工作责任和相互关系。项目管理者联盟

    责任矩阵可以使用在工作分解结构的任何层次,如战略层次的里程碑责任矩阵、项目分级的程序责任矩阵以及战术级的日常活动责任矩阵。项目管理者联盟

    责任分配矩阵是针对项目范围WBS分解出来的工作,将工作的责任在组织内进行分配。项目管理者联盟

    什么时候制作责任分配矩阵?

    只有项目计划具备了两个基本条件后,才能制定责任分配矩阵:项目管理者联盟

    第一个条件:项目的WBS已经编制好了。项目管理者联盟

    第二个条件:涉及到项目中的人员/部门都已经清晰明确了。

    这两个条件缺一不可。项目管理者联盟

    具体如何使用,大体有以下几个步骤:

    1.项目小组成员列出需要完成的项目任务,如果已经有了项目的WBS,则可以直接用WBS中的工作包。注意要尽可能把任务分解到可由一人单独完成,完成这项工作有且只能有一个交付结果。任务分解不彻底难以落实到人头上,且可能导致人员分工出现混乱的情况。项目管理者联盟

    2.列出参与项目管理以及负责执行项目任务的个人或职能部门的名称,并且搞清人员的教育背景、工作经验、性格特征以及能够用在项目上的工作时间情况。项目管理者联盟

    3.以工作任务为行,以执行工作任务的个人或部门为列,画出相互关系矩阵图。转自项目管理者联盟

    4.在矩阵图的行与列交叉窗口里,用字母、符号或数字显示任务与执行者的责任关系。任务执行者在项目管理中通常有三种角色和职责——直接责任、参与以及审批,通常用字母R、I、A表示。www.mypm.net

    5.检查个人部门或人员的任务分配是否均衡、适当。

    6.将责任矩阵与项目成员沟通,让每个人都明白自己的项目中的任务和要求确保他们明确各自的角色和承担的责任,获取他们的承诺,从而确保项目各项任务的完成。项目管理者联盟

    7.将责任矩阵与相关的职能部门经理沟通,让职能部门经理清楚他们部门的人员在项目中承担的工作任务和职责及要求,最大程度地得到职能部门的支持。

    8.必要时,还要将责任矩阵与客户沟通,获得客户的认可和确认。PgMp.mypm.net

    责任分配矩阵是什么样子的?

    责任分配矩阵是一个二维矩阵图。项目管理培训

    矩阵的“列”是组织/单元,或者个人;项目管理者联盟

    矩阵的“行”是项目的工作包;项目管理者联盟

    矩阵中的符号表示每一个组织/单元/个人在每个工作包中的参与角色或责任。

    RACI产生背景

    RACI是项目管理中的人力资源管理方法。一个项目团 队的成员往往来自于不同背景的各个部门,这些成员受部门经理和项目经理的双重管辖。由于这些人往往是临时组织起来的,并且项目的各个阶段扮演不同的角色, 而项目的任务又很紧迫,因此,项目管理中的人力资源管理出现了不同于传统人力资源管理的新特点:

    (1)临时性:项目团队有明确的解散时间,但在这个时间之前,项目成员需要密切协作。项目经理要帮助团队成员克服临时性带来的负面影响,并在很短时间内将他们整合成一个整体。

    (2)目标性:项目团队有明确的目标。这是项目经理可以利用的唯一优势。

    (3)开放性:项目不同阶段的成员差别较大。项目成员进入项目的时间可能不同,因此项目经理管理的人员构成会不断变化,但项目经理必须在项目启动之前就做好人力资源规划,预计到一切可能的变化。

    (4)多样性:项目成员来自不同背景的部门。怎么利用目标性营造一种归属感,将这些人团结到项目中,是对人力资源管理的新挑战。

    RACI就是在这种情况下产生的。它采取矩阵的形式,一般来说,横轴放置项目人员所在的部门,竖轴放置项目的各个子流程,在部门和子流程的交点即为该部门需要在该子流程中投入的人力,而这些人的职责用R、A、C、I四个字母来描述,填入交点。

    

    RACI具体释义

    1.谁负责(R = Responsible)

    即负责执行任务的角色,他/她具体负责操控项目、解决问题。

    R是实际完成工作任务者,任务可由多人分工,其程度由A决定。

    2.谁批准(A = Accountable)

    即对任务负全责的角色,只有经他/她同意或签署之后,项目才能得以进行。

    A是负起最终责任者,具有确定是/否的权力与否决权,每一个任务活动只能有一个A。

    3.咨询谁(C = Consulted)

    即拥有完成项目所需的信息或能力的人员。

    C是最后决定或行动之前必须咨询的人。可能是上司或外人;为双向沟通模式,需为A提供充分必要的资讯。 

    通知谁 (I =Informed)

    即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他/她咨询、征求意见。
I是告知者,一个决策定案后或行动完成后必须告知的人。在各部门、各阶层或后续计划者,为单向沟通之模式。

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