参加国际展览须知

    （一）展览名称的构成及用法

    展览名称可以分为三个部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。

    基本部分主要用于表明展览会的性质和特征。基本部分主要由前面所提到的展览会的基本词及其派生词和变体词 构成。在汉语中，博览会、展览会、展销会、庙会和集市可以作为展览会的基本词，它们所表示的展览会的性质和特征参见下:

    博览会: 综合性。内容广、规模大、展出者和参观者众多的展览

    交易会：贸易。由一个或数个相关的行业参与，规模多为中小型，以贸易和宣传为主要目的的现代形式的展览

    展销会：消费。由一个或数个行业参与，规模为中小型，以零售为主要目的 的现代形式的展览

    庙会（含灯会、花会等）：消费为主。内容繁杂，集贸易、零售、文化、娱乐等为一体，以零售为主，在城镇举行的传统形式的展览。

    集市（含集、墟、场等）：消费。以交流农副产品、土特产品、日用品为主在乡村举行的传统形式的展览

    展览会时间的表示方法可以是季节、年份，比如1995年、1995、95、1995年春季等主。也可以用届的方式来表示。

    展览会地点大都用所在城市或省、区名称表示，比如广州中国出口商品交易会，华北经济贸易洽谈会。

    展览会规模一般分为国际、国家（全国）、地区和单独展。比如，北京国际机床是国际规模，上海中国艺术展览会是国家规模，华北经济贸易洽谈会是地区规模（在这里，华北既表示地点，又表示规模）。比“国际”规模更大的是“世界”，汉语及日文旧称为“万国”。日前主要指国际展览局批准的世界博览会。中国已多次参加 在其他国家举行的世界博览会，并于1999年在昆明举办了昆明世界园艺博览会。这是中国有史以来第一次举办世界博览会。

    展览会主要指展出的内容范围。若展览会范围非常广，包括了经济领域的大部分行业，可以称为经济或经济贸易展览会。若范围限于某一产业，可相应称为产业展览会，比如农业展览会、工业展览会。第三产业的 展览会近几年发展很快，但是还未形成独立的大类。西方国家对第三产业的展览会习惯称为经济活动展览会。若展览会内容限于某一个行业，比如重工业、轻工业，可以直接使用，比如重工业展览会。至于内容限于某个专业，比如采矿设备、钟表，也可以直接使用。需要注意的是要恰当地使用“内容”词。使用过宽会在参观者中留下虚假的印象，而可能不愿再参加下届展览会，因而不利于展览会未来的发展；使用过窄则会减弱的影响和效果，因为一些该来的观众未被吸引来。这样对展览会的发展也不利。

    附属部分是限定部分的补充，具体地说明展览会的时间、地点等细节。最常见的是用小体字标明展览会的具体日期。比如3月15日~3月18日。也有的再加上具体地点、组织单位名称等。许多展览会的名称有缩写形式。比如北京国际博览会的英文缩写是BIE，可以单独使用。但是如果放在全称之后，应视其为附属部分。

    基本部分和限定部分构成的展览会名称一般能够将展览会的主要意思表达清楚，因此在大部分场合下可以不使用附属部分。

    （二）企业应如何参展?

    参加展览会是企业最重要的营销方式之一，也是企业开辟新市场的首选方式。在同一时间、同一地点使某一行业中最重要的生产厂家和购买者集中到一起，这种机会在其它场合是找不到的。通过参加展览会，人们可以迅速全面地了解市场行情。许多工商企业正是借助展览会这个渠道，向国内外客户试销新产品、推出新品牌，同时通过与世界各地买家的接触，了解谁是真正的客户，行业的发展趋势如何，最终达到推销产品、占领市场的目的。美国贸易展览局近期作出的一份调查显示，制造业、通讯业和批发业中，2/3以上的企业经常参加展览会；金融、保险等服务性行业虽然只能展示资料和图片，但依然有1/3以上的公司将展览会视作主要的营销手段。

    了解特性

    若要充分利用展览会，必须了解展览会的特性。展览会有别于其它营销方式，它是唯一充分利用人体所感官的营销活动，人们通过展览会对产品的认知是最全面、最深刻的。同时，展览会又是一个中立场所，不属于买卖任何一方私有。从心理学角度看，这种环境易使人产生独立感，从而以积极、平等的态度进行谈判。这种高度竞争而充分自由的气氛，正是企业在开拓市场时最需要的。

    同时，展览会又是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多。从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展场布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响互相制约有机整体，任何一个环节的失误，都会直接影响展览活动的效果。
如果对展览会的这些特性了解不够，即使展出者花费了大量的人力物力，也未必能达到预期的效果。

    明确目标

    说起参展目标，经常听到的几种典型错误有：

    －－－－－－“老板让来的！”

    －－－－－－“因为我们每年都参加这个展览会。”

    －－－－－－“因为我们的竞争对手也来了。”

    －－－－－－-“这是全行业最大展览会。”

    实际上，这些都不是参展目标，最多算是展出原因，而且没有一条是根本原因。

    企业的参展目标通常有以下几种：树立、维护公司形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服务；物色代理商、批发商或合资伙伴；销售成效；研究当地市场、开发新产品等等。德国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标和销售目标五类。企业可能会同时有几种目的，但在参展之前务必确定主要目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。

    谨慎选择

    一般来说，企业在选择展览会时，应结合参展目的重点考虑以下几个因素：

    1.展会性质。每个展览会都有不同的性质，从展览目的可分为形象展和商业展；从行业设置可分为行业展和综合展；按观众构成可分为公众展与专业展；按贸易方式可分为零售展与订货展；以展出者划分，又有综合展、贸易展、消费展….凡此种种，不一而足。在发达国家，不同性质的展览会界限分明。但是在发展中国家，由于受到经济环境和展览业水平的限制，往往难有准确的划分。参展商应结合自身需要，谨慎选择。

    2.知名度。现代展览业发展到今天，每个行业的展览都形成了自己的“龙头老大”，成为买家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米兰时装展、汉诺威工业博览会、广州全国出口商品交易会等。通常来讲，展览会的知名度越高，吸引的参展商和买家就越多，成交的可能性也越大。如果参加的是一个新的展览会，则要看主办者是谁，在行业中的号召力如何。名气大的展览会往往收费较高，为节省费用，可与人合租展位，即使如此，效果也会好于参加那些不知名的小展览会。

    3.展览内容。现代展览业的一大特点是日趋专业化，同一主题的展览会可细分为许多小的专业展。例如，同样是有关啤酒的展览会，其具体的展出内容可能是麦芽和啤酒花，可能是酿造工艺，可能是生产设备，可能是包将材料工技术，也可能是一场品牌大战。参展商事先一定要了解清楚，以免“误入岐途”。

    4.时间。任何产品都具有自己的生命周期，即新生、发育、成熟、饱和、衰退五个阶段。展出效率与产品周期之间有一定的规律，对于普通产品而言，在新生和发育阶段，展会有事半功倍的效果；在成熟和饱和阶段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退阶段，展出往往会劳而无功。

    5．地点。参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品，所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场，是否有潜在买力，必要时可先进行一番市场调查。曾经有一个生产拖鞋的厂家，想当然地认为非洲天气热则非洲人一定会购买其产品。到了那边才发现，非洲天气热不假，但那里一些地区的老百姓平时根本就不穿鞋。

    精心准备

    一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精神呢？有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有六条，建议展出者不妨从这里入手：

    1.展品选择。展品质展出者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独特之处，以便和其它同类产品区分开来。

    2.展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发；如果是服装或背包，则要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。

    3．展台设计。展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调；展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计要考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。

    4.人员配备。人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，根据工作量的大小决定人员数量；第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性，能动性等。第四，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付：如果是大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其技术上的突破性。

    5．客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参观者不应被动地等客户到来，要有意识地邀请客户来。可采取直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，会收到事半功倍的效果。

    （三）如何正确选择国际性商业展览？

    国际性商业展览是代理商接触进口产品最直接的途径，当然也是参展厂商录求代理商，并与潜在客户商谈的绝佳商机。然而参展，尤其是参加国际大展，并非易事，从展前准备、展览期间的应对至展后的后续连击，都与参展的效果息息相关。

    美国展览者杂志指出，参加国际展最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为四个阶段，依序完成，方能达至预期的理想目标。

    奥兰多及迈阿密展览中心均享有颇高的国际声誉，前者因场地规模大及周边设备完整，吸引了众多国际商展前往该处举行；迈阿密则因被视为进入拉丁美洲市场的门户，故以相当多来自拉丁美洲的卖主。 以下为多家专业展览后勤服务公司的专业经验，提供厂商参考。

    计划时间表 摊位地点的选择 小摊位如何引人注目 其他产品的介绍 广告宣传 网页宣传

    计划时间表

    （一）12个月前

    1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；

    2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

    3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

    4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

    （二）9个月前

    1、设计展览结构；

    2、取得展览管理公司的设计批准；

    3、选择并准备参展产品；

    4、与国外潜在客户及目前顾客联络；

    5、制作展览宣传册；

    （三）6个月前

    1、以广告或邮件等进行推广活动；

    2、确定旅行计划；

    3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；

    4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；

    5、安排展览期间翻译员；

    6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

    （四）3个月前

    1、继续追踪产品推广活动；

    2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；

    3、将展位结构设计做最后的决定；

    4、计划访客回应处理程序；

    5、训练参展员工；

    6、排定展览期间的约谈；

    7、安排展览现场或场外的招待会；

    8、购买外汇；

    （五）四天前

    1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；

    2、搭乘飞机至目的地；

    （六）三天前

    1、抵达，饭店登记；

    2、视查展览厅及场地；

    3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；

    4、指示运输承包商将物品运送至会场；

    5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

    6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；

    7、访问当地顾客；

    （七）两天前

    1、确定所有物品运送完成；

    2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；

    3、布置展位；

    4、将所有活动节目做最后的决定；

    （八）一天前

    1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；

    2、将促销用品发送直接分配中心；

    3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；

    （九）展览期间

    1、尽早到会场；

    2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；

    3、实地观察后尽早预约明年场地；

    4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

    5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；

    6、每日与员工进行简报；

    7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；

    （十）展览结束

    1、监督摊位拆除；

    2、处理商机；

    3、寄出谢卡；

    摊位地点的选择

    选择合适的场地是参展计划中重要的一部分，首先须考虑的是人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，再依此挑选摊位。举例而言，通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区，而圆柱或空的摊位场地及上货区则是阴碍人潮的潜在问题。

    是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论，但厂商可将如此的摊位有效利用，藉机展示自己产品利於竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示、高加架或罩盖，则须选择有足够高度的地点，避免挡信可见度。此外企业间亦可共同组团参加国际展，一来即可壮大声势，二来也可在展览会场自在一国陈馆。

    小摊位如何引人注目

    （一）、大部份展览中心会提供厂商天花板聚光杰，不然也可租用携带式照明系统。根据产业调查，照明可将展品认知度提高30%至50%。

    （二）、成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传统方式展览，且依赖大规模场地，故小企业可以创新设计以显突出。

    （三）、依摊位大小选择大小合适的展示用品及参展产品，以免过度拥挤或空洞。

    （四）、善加利用组合式展览用具，避免作用使用看似低廉的桌布覆盖桌子。

    （五）、尽量韶华、整齐化展览，展示单项或两项产品。

    （六）、选用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片皆不易读取，同时限制文字的使用。

    （七）、将图片置放在视线以上，图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置。

    （八）、使用大胆且抢眼的颜色，从远距离即可突现出来，避免易融入背景的中性色彩；

    （九）、成立完整服务式的展览摊位，而非自助式。将手册、赠品及样品摆放在桌上任参观者取拿后离开，不但无法达到互动，也非参展的目的。

    其他产品的介绍

    图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产品以外的产品资讯，除此之外，厂商可在会场提供录映带、模型、产品展示名片（明确列出电话号码、网址、传真、邮寄住址 ）、相簿、软体介绍、互动产品型录，可达到宣传效果。

    广告宣传

    广告宣传在整个展览过程扮演重要角色，专业展览管理公司认为参展厂商须在展览前三个月，要求内部公关部门或外面雇佣的公关公司在专业杂志上刊登至少一篇以上的告别报导，然后将该篇报导的重印本寄给目前及潜在顾客群，并加附信件一封提醒顾客该项产品将於会中展出，同时也可附赠由展览组织公司提供的且印有公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。

    网页宣传

    越来越多的展览赞助单位提供参展厂商与展览网页的连接，参展者可藉此提高公司及其网页知名度，参观者亦可在线上提出技术问题，或与厂商订定展览期间的约谈。 为了善加利用此推广机会，厂商可在网页上刊登展览产品图片或主题，并列出未来展览一览表，如此一来，不仅方便客户做参观规划，并可藉由相片提高展览现场辨识度。同时厂商亦可下载产品示范，上网者可先在网路上简单了解厂商的产品，再至会场取得详细资料。 “谨慎选择，及时决定，用心准备，完善后续服务”是保证参展效果的要诀，相信参加国际展览可以给企业发展带来许多生意机会，是不容错失的拓销手段。