参展时一定要留意展会上的“数字”

 一个展览馆或展览会的成功与否,决定的因素多而复杂,很难以单一标准作评估。展览馆和展览会主办单位在宣传刊物或会后报告上,经常用一大堆的相关数字,说 明或推广某个展览馆的规模或某展览会如何成功。不可否认,以数字来表达，读者较为容易掌握和理解,但对有关的宣传资料和数据, 不作实质了解和分析,就可 能在决定办展场地或参加哪一个展览会时,不能作出最明智的选择。  
      懂得如何细看展览会宣传刊物和报告的数字,有助更容易掌握正确和有用的资料,从而做出适当的分析和选择。  
      展 览馆规模展览会的规模,通常以所占用面积的大小作显示。因展览类别、招展反应, 摊位布局, 通道大小等因素的不同,个别的展览会在同一展厅内实际装建的 摊位数目和面积可能有很大差别。所以, 一个展览会的规模, 应以实际参展商数目和装建展摊的净面积来衡量。  
    在展览馆的宣传物 上,展馆场地大小是不可或缺的资料。每个展览馆的设计和布局不尽相同——大堂、通道、会议室、宴会厅、餐饮设施、夹层、室外展场、服务区等所占面积不 一, 所以同样一个5万平方米的展览馆,实际可供“展览用途”的面积可能有很大的差异。再者, 展览厅形状、立柱数目、防火和服务设备分布等,亦会对实际 可设展位数量和面积有直接影响。一个无柱长方形展厅,其可设展位面积比率可达65%;而一个非长方形带立柱展厅,同样比率可能只有40%。故此,在分析一 个展览设施规模时,应注重展厅数目和每个展厅可容纳多少个标准摊位(3x3米)等相关资料。  
      展览会数量一个展览馆在宣传 时, 常以接待或承办展览会的数目作推广。我们应认识到, 有不少题目相关的展览会是由同一主办者同时同地举办,以减轻成本或互补不足, 这是惯常的发展 策略和商业考虑，可以理解。 所以一个展览馆显示每年承接展览会的数字, 可能远多于实质“展览活动”的数目。  
      展览馆使用率 一般而言, 展览馆的全年使用率应介乎25%与50%之间。因展览会的特有性质和明显的淡旺周期, 一个展览馆的使用率,甚少超过60%。现时国内对于展 览馆使用率的定义, 并未有一套公认的计算标准。不同展览馆可能用完全不同的子数(租用日数、毛租用面积、净使用面积等)和基数(年月总日数、展场总面 积、个别展厅面积等)作计算方法, 所得的使用率会有极大的差异因此很难作有意义的比较。  
      观众数目展览会主办者常以大量的观 众数目来标榜展览会的成功。须知与一个展览项目相关的专业观众有一定限量, 亦没有可能所有相关人士全部前来参观同一个展览会。过分庞大的观众数量，只会 令人怀疑其真实性。试问在短短的数日展期中, 一个展商如何有效地招待“成千上万”的观众？所以,一个专业的展览会,观众或买家的“质”比“量”更为重 要。  
      交易金额对于透过展览会促成交易金额的有关报告和数据，笔者通常持保留态度。在现时竞争激烈和复杂的商业环境下,一个专 业展览会, 现场即时交易的情况不会大多, 展商亦不太可能在展览会完结后不久,能精确地提供交易金额的资料。同样因商业理由, 展商未必愿意透露确实交 易金额的数字。再者,展商没有合约责任申报真实的相关资料, 所提供的数字,可能与实际情况有很大出入而展览会主办者无权亦无从复核。